Bilgi ve İletişim Teknolojilerindeki hızlı değişim, işlerimizi daha hızlı ve verimli kılan yeni yöntemler sunuyor. İş yapma şekillerimizi kalıcı şekilde değiştiren bu teknolojilerin başında video konferans geliyor. Uzak mekânlar arasındaki zaman engelini ortadan kaldıran video konferans teknolojisi sayesinde, şirketler organizasyon ve süreçlerini daha verimli olacak şekilde baştan tasarlaya biliyorlar.

Üstelik seyahat giderlerinden elde edilen tasarruf ile yapılan yatırım bir yıldan kısa sürede kendisini amorti edebiliyor.

İş dünyasında, rekabette avantaj yaratmak artık bilgi teknolojileri ile daha kolay ve hızlı.

Günümüz koşullarında iş dünyası global hareket etmek zorunda kalıyor bu sebeple haberleşme kanalları ve bunların teknolojileri maliyet, zaman, rekabet vb. unsurlar düşünüldüğünde daha kritik hale geliyor.

Video Konferans sistemleri kurumlara önemli avantajlar sağlıyor. Bu sistemler ile farklı lokasyonlarda bulunan kişiler aynı anda birden fazla kişi ile görüşme yapabiliyorlar. Böylelikle uzun ve sık yapılan iş seyahatlerinin getirdiği zaman kaybı, iş gücü kaybı ve maliyet gibi unsurlardan tasarruf edebiliyorlar.

Yüz yüze İletişim

Farklı lokasyonlarda hizmet vermek durumunda olan kurumları düşünün, rutin olarak iş süreçlerinin takibi bile kaç kez toplantı yapmayı gerektirmekte. Bu iş akışı içerisinde karşılıklı (yüz yüze) toplantı yapamamaktan kaynaklı aksayan işleri ve bunların kayıplarını düşünün.

İletişim, iletişim rutin olarak kelimelerin aktarılmasından farklı unsurları da içinde barındırmaktadır, bu unsurların olmaması anlama zorluğu ve yanlış anlamalara yol açmaktadır. Telefon ile iletişimde her şeyden önce görüntünün olmaması büyük bir kayıptır. Bununla birlikte altyapıdan kaynaklı ses kalitesi sorunları da ekstra kayıplar yaratmaktadır. Yeni video konferans teknolojileri ile tüm bu sorunları aşmak oldukça kolaylaştı.

ISDN ve Data alt yapısı Türk Telekom’un yaptığı yatırımlar ile birlikte hızlıca yaygınlaştı, ister ISDN şebekesi üzerinden ister data şebekeleri ile IP protokolü kullanarak uzak uçlar arasında TV yayını kalitesinde görüşme yapmak artık çok kolaylaştı. Sadece iki nokta arasında değil, birden fazla noktanın da bir merkezde buluşması ve aynı anda görüşme yapması ve uç noktaların farklı altyapılardan gelmiş olmasına rağmen bunların bir arada yönetilmesi artık tek bir cihazla bile mümkün.

Seyahat Giderlerinden Tasarruf

Verimli toplantı yapmak için karşılıklı görüşmek ve lokasyonlar uzak olunca iş seyahatleri düzenlemek kaçınılmaz olmaktadır. Ancak bunların maliyeti kurumlar için her zaman önemli bir dilim oluşturmaktadır. Seyahatler ilk bakışta zaman kaybı anlamına gelmektedir, bu kurumların hızını oldukça düşürür. Bu zaman sırasında verimi artırmak için çeşitli kanallar(mobil erişim vb.) kullanılsa da bunlarda ayrı maliyet anlamına gelmektedir. Seyahat masrafları, harcırah masrafları, konaklama masrafları vb. tüm bu kalemler asıl amaç olan toplantı ile ilgisi olmayan maliyet kalemleridir.

Sabit ve küçük bir yatırım ile kurulan video konferans sistemleri ile tüm bu ilgisiz kalem masraflarını ortadan kaldırılır. Kullanıldıkça kendini amorti eden bir sistem olduğu için kurumlar adına karlı bir yatırımdır.

Zamandan Tasarruf

Zamanın iş dünyası için önemi artık tartışılmaz bir konudur, özellikle iş gücü kaybı düşünüldüğünde bu konu daha da anlaşılır olmaktadır.
Video Konferans sistemleri ile zaman artık sizin için sorun olmaktan çıkmaktadır.
Toplantılarınız, toplantı gündemi dışında hiçbir şey için beklemez
Farklı lokasyonlar aynı anda toplantı yapabilmektedir, yol için yada mekan için zaman kaybı olmaz
Toplantı dışında hiçbir şey için enerji kaybı yaşanmaz bu sebeple verimlilik artar
Kritik kararlar ve bu kararlardan sorumlu personelin iş gücü verimi artırılır.

Farklı konular için zaman ve enerji harcanmadığından daha düzenli ve etkin toplantı trafiği yaratılır.

Sistemin Kendini Amorti Etmesi

Rekabetin yoğunlaşması kurumları birbiri arasında fark yaratmaya zorlamaktadır, bu noktada kritik olan bilişim teknolojilerinin kullanılmasıdır. Başarılı kurumlar teknolojik altyapı yatırımlarında tereddüt etmeyen ve günümüz teknolojilerini kendi mekanizmaları içine yerleştiren kurumlardır.

Video Konferans teknolojisinin iş dünyasına getirdiği yenilikler ve avantajlar özellikle son yıllarda daha da ilgi çekmeye başlamaktadır. Video Konferans sistemleri için yapılan yatırımın kendini amorti etme süresi kolayca ve somut parametreler ile hesaplanabilmektedir.

Kurumların toplantılarını yapabilmek için gerekli harcama kalemleri bellidir. Seyahat masrafları uçak, otobüs vb. ulaşım masrafı, konaklama masrafları otel, kamp vb. mekan tedarik edilmesi, toplantı hizmetleri, zaman kaybı ve iş gücü karşılığı vb. kalemler her kurumun harcama yaptığı kalemlerdir. Bu parametreleri bir araya getirip klasik yollar ile toplantının maliyeti ve Video Konferans sistemi ile yapılan toplantı maliyeti kolayca karşılaştırılabilir.